Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng SPD cho phòng khám và bệnh viện

Một đầu mối duy nhất cho toàn bộ vật tư của bạn. Miyano quản lý từ đầu đến cuối: từ lúc nhận đơn hàng, tìm nhà cung cấp, thanh toán, kiểm nhập cho đến khi vật tư được giao tận nơi.

Phòng khám và bệnh viện không nên mất thời gian cho việc nhớ xem sản phẩm nào thuộc nhà cung cấp nào, gọi điện cho từng nơi để đặt hàng, rồi loay hoay đối chiếu những khoản thanh toán nhỏ lẻ mỗi cuối tháng. Với SPD của Miyano, bạn chỉ cần lên hệ thống của chúng tôi và đặt những gì mình cần — phần còn lại Miyano sẽ lo.

Đăng ký demo miễn phí

SPD là gì?

SPD là viết tắt của Supply – Processing – Distribution, nghĩa là Cung ứng – Xử lý – Phân phối. Đây là mô hình quản lý vật tư tập trung được các bệnh viện Nhật Bản áp dụng rộng rãi: thay vì để mỗi khoa phòng tự liên hệ với hàng chục nhà cung cấp, toàn bộ vật tư được đưa về một đầu mối duy nhất để chuẩn hoá, mã hoá, kiểm soát hạn dùng và phân phối theo nhu cầu sử dụng thực tế.

Miyano Việt Nam mang mô hình đó về Việt Nam dưới dạng một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng vật tư từ đầu đến cuối, dành cho ba nhóm khách hàng: phòng khám, bệnh viện và tổng thầu vật tư.

Điểm quan trọng nhất cần hiểu về SPD của Miyano: đây không chỉ là một phần mềm để bạn tự nhập liệu. Miyano trực tiếp đảm nhiệm toàn bộ chuỗi công việc phía sau phần mềm, cụ thể gồm năm phần:

1
Nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng ngay trên hệ thống.
2
Tìm nhà cung cấp theo đúng yêu cầu của khách hàng.
3
Thanh toán cho các nhà cung cấp.
4
Nhận hàng và kiểm nhập.
5
Phân phối trực tiếp tới khách hàng.
Khách hàng chỉ cần đặt hàng trên hệ thống. Việc còn lại để Miyano lo.

SPD phù hợp với đơn vị nào?

Phòng khám

Danh mục vật tư đa dạng nhưng mỗi lần đặt chỉ một vài hộp, nhân sự kiêm nhiệm nhiều việc. Đây là nhóm chịu thiệt nhiều nhất từ việc phải làm việc với quá nhiều nhà cung cấp: mất thời gian đặt hàng, thanh toán vụn vặt, và thường xuyên phải bỏ đi những sản phẩm hết hạn vì không ai theo dõi hạn sử dụng. SPD giúp phòng khám gom tất cả về một đầu mối, đặt hàng trong vài phút và luôn biết lô nào sắp đến hạn.

Bệnh viện

Khối lượng vật tư lớn, nhiều khoa phòng cùng sử dụng, yêu cầu chặt chẽ về chứng từ, truy xuất nguồn gốc và số liệu báo cáo. SPD chuẩn hoá danh mục, mã hoá từng lô hàng, ghi nhận toàn bộ quá trình nhập – kiểm – xuất trên hệ thống, giúp phòng Vật tư, khoa Dược và Kế toán làm việc trên cùng một bộ dữ liệu.

Tổng thầu vật tư

Cần điều phối nhiều nhà cung cấp và nhiều điểm giao hàng cùng lúc, trong khi tiến độ và cam kết với chủ đầu tư không cho phép sai sót. SPD cung cấp năng lực tìm nguồn của Miyano cùng công cụ theo dõi tập trung tình trạng từng đơn, từng lô và từng điểm giao.

Những khó khăn mà hầu hết phòng khám và bệnh viện đang gặp

Trước khi nói về giải pháp, hãy nhìn lại thực tế đang diễn ra ở phần lớn các đơn vị y tế.

Phải mua từ quá nhiều nguồn cung cấp khác nhau

Mỗi nhóm vật tư là một nhà cung cấp riêng. Càng mở rộng dịch vụ, danh sách nhà cung cấp càng dài, và người phụ trách đặt hàng buộc phải ghi nhớ ai bán sản phẩm gì, giá bao nhiêu, đặt tối thiểu bao nhiêu, bao lâu thì giao.

Quá trình đặt hàng thủ công và dễ sai

Đặt hàng chủ yếu qua tin nhắn và điện thoại. Mỗi sản phẩm một tin nhắn, mỗi nhà cung cấp một cuộc gọi. Không có nơi nào lưu lại lịch sử đặt hàng một cách hệ thống, nên khi cần đặt lại hoặc kiểm tra xem đã đặt gì, tất cả phụ thuộc vào trí nhớ và việc lục lại tin nhắn cũ.

Thanh toán phân tán, khó theo dõi

Lúc thì trả tiền mặt, lúc thì chuyển khoản. Rất nhiều đơn nhỏ lẻ phát sinh trong tháng, hoá đơn dễ thất lạc, công nợ với từng nhà cung cấp khó đối chiếu. Đến kỳ quyết toán, việc ghép lại đầy đủ chứng từ trở thành một công việc tốn nhiều giờ.

Không kiểm soát được hạn dùng

Đây là tổn thất thầm lặng nhưng đắt đỏ nhất. Vì không quản lý được date của từng lô sản phẩm, đơn vị thường xuyên phát hiện hàng cận date hoặc đã hết hạn khi mọi thứ đã quá muộn, và chỉ còn cách bỏ đi.

Không có dữ liệu để ra quyết định

Không biết chính xác mỗi tháng tiêu thụ bao nhiêu, nhóm vật tư nào đang tốn nhiều chi phí nhất, tồn kho còn lại bao nhiêu. Việc mua sắm vì thế luôn ở trạng thái bị động: thiếu thì đặt gấp, thừa thì để hết hạn.

Trước và sau khi dùng SPD của Miyano

Tiêu chí
Trước khi có SPD
Sau khi có SPD của Miyano
Nhà cung cấp
Phải order từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau, mỗi nhóm vật tư một đầu mối riêng.
Miyano là nhà cung cấp duy nhất. Bạn không cần mất thời gian nhớ xem sản phẩm này thuộc nhà cung cấp nào.
Cách đặt hàng
Nhắn tin, gọi điện cho từng nhà cung cấp để đặt từng nhóm sản phẩm khác nhau.
Chỉ cần lên phần mềm của Miyano, chọn những sản phẩm đơn vị đang cần và gửi đơn.
Tìm nguồn hàng
Tự tìm, tự so sánh, tự đàm phán mỗi khi phát sinh nhu cầu mới.
Miyano tìm nhà cung cấp theo đúng yêu cầu của bạn về sản phẩm, chất lượng, giá và tiến độ.
Thanh toán
Lúc tiền mặt, lúc chuyển khoản. Nhiều đơn nhỏ lẻ phát sinh khó theo dõi, hoá đơn dễ thất lạc.
Không còn thanh toán nhỏ lẻ, lắt nhắt với nhiều nhà cung cấp. Bạn chỉ thanh toán với Miyano.
Quản lý hạn dùng
Không quản lý được date sản phẩm nên nhiều hàng cận date hoặc hết hạn phải bỏ đi.
Miyano mã hoá sản phẩm theo lô nên theo dõi được hạn dùng của từng lô, hạn chế tối đa hàng cận date.
Nhận hàng và kiểm nhập
Hàng về rải rác từ nhiều nơi, kiểm nhập thủ công, dễ sai lệch số lượng và chủng loại.
Miyano nhận hàng và kiểm nhập theo quy trình chuẩn trước khi phân phối, số liệu vào hệ thống ngay từ đầu vào.
Giao hàng
Phụ thuộc lịch giao riêng của từng nhà cung cấp, dễ thiếu hàng đột xuất.
Miyano phân phối trực tiếp đến phòng khám, bệnh viện theo lịch đã thống nhất.
Dữ liệu và báo cáo
Lịch sử đặt hàng nằm rải trên tin nhắn, giấy tờ và Excel, không có bức tranh tổng thể.
Toàn bộ đơn hàng, tồn kho, hạn dùng và chi phí nằm trên một hệ thống, xuất báo cáo khi cần.
Chỉ với một thay đổi duy nhất – chuyển sang SPD của Miyano – bạn gỡ được cùng lúc bốn vấn đề tốn kém nhất: quá nhiều nhà cung cấp, đặt hàng thủ công, thanh toán nhỏ lẻ và hàng hết hạn phải huỷ.

Tại sao nên chọn Miyano?

Một đầu mối duy nhất cho toàn bộ danh mục

Bạn không cần nhớ sản phẩm nào thuộc nhà cung cấp nào, không cần lưu hàng chục số điện thoại, không cần theo dõi hàng chục điều kiện đặt hàng khác nhau. Mọi thứ diễn ra trong một hệ thống, với một người chịu trách nhiệm là Miyano.

Chúng tôi không chỉ bán phần mềm, chúng tôi vận hành cả chuỗi cung ứng

Đây là điểm khác biệt lớn nhất. Nhiều giải pháp chỉ cung cấp công cụ rồi để đơn vị tự đi tìm nhà cung cấp, tự thương lượng, tự nhận hàng. Với Miyano, phần mềm chỉ là bề mặt. Phía sau đó là đội ngũ trực tiếp tìm nguồn, đặt hàng, thanh toán, kiểm nhập và giao hàng cho bạn.

Kiểm soát hạn dùng đến từng lô

Mỗi sản phẩm được mã hoá theo lô khi nhập kho, nên hệ thống biết chính xác lô nào hết hạn khi nào. Bạn tra cứu được hạn sử dụng của từng lô đang sử dụng và nhận cảnh báo trước khi hàng trở thành hàng cận date. Đây là cách trực tiếp nhất để cắt giảm khoản tổn thất do phải bỏ hàng hết hạn.

Tiêu chuẩn Nhật Bản, vận hành tại Việt Nam

Miyano Việt Nam là công ty liên doanh với Miyano Nhật Bản. Mô hình SPD, quy trình kiểm nhập và tiêu chuẩn quản lý chất lượng được chuyển giao trực tiếp từ công ty mẹ, sau đó điều chỉnh cho phù hợp với thực tế vận hành của phòng khám và bệnh viện Việt Nam.

Mạng lưới nhà cung cấp uy tín và đối tác hãng Nhật

Miyano làm việc với các hãng uy tín tại Việt Nam và quốc tế cùng mạng lưới nhà cung cấp uy tín đã được sàng lọc, giúp đảm bảo nguồn hàng chính hãng, chất lượng ổn định và ít rủi ro gián đoạn.

Minh bạch chi phí và chứng từ

Một đầu mối công nợ, một bộ chứng từ, một nơi để đối chiếu. Kế toán không còn phải ghép lại hàng chục hoá đơn nhỏ từ nhiều nguồn vào mỗi kỳ quyết toán.

Miyano làm gì cho bạn? Năm bước, từ đầu đến cuối

1
Bước 1. Nhận đơn hàng

Bạn đăng nhập phần mềm SPD, chọn sản phẩm từ danh mục đã chuẩn hoá của đơn vị mình và gửi đơn. Đơn hàng được ghi nhận ngay, kèm lịch sử để lần sau bạn có thể đặt lại chỉ trong vài giây.
2
Bước 2. Tìm nhà cung cấp theo yêu cầu

Miyano tiếp nhận yêu cầu và tìm nhà cung cấp phù hợp với đúng tiêu chí của bạn về sản phẩm, chất lượng, giá và thời gian giao. Với những mặt hàng đặc thù ngoài danh mục, đội ngũ của chúng tôi sẽ tìm nguồn riêng và phản hồi phương án cho bạn.
3
Bước 3. Đặt hàng và thanh toán cho nhà cung cấp

Miyano đứng ra đặt hàng và thanh toán cho toàn bộ nhà cung cấp. Bạn không phải làm việc với họ, không phải chia nhỏ các khoản chi, không phải theo dõi nhiều công nợ.
4
Bước 4. Nhận hàng, kiểm nhập và mã hoá

Hàng về kho Miyano và được kiểm nhập theo quy trình chuẩn: đối chiếu số lượng, chủng loại, kiểm tra tình trạng và ghi nhận số lô cùng hạn dùng. Toàn bộ dữ liệu này được đưa vào hệ thống ngay từ đầu vào, nên mọi thông tin bạn thấy trên phần mềm đều phản ánh hàng thật trong kho.
5
Bước 5. Phân phối đến đơn vị của bạn

Miyano giao hàng trực tiếp đến phòng khám, bệnh viện theo lịch đã thống nhất. Bạn nhận hàng, xác nhận trên hệ thống, và tồn kho được cập nhật tự động.
Bạn làm một việc. Chúng tôi làm bốn việc còn lại.

Những gì bạn làm được trên phần mềm SPD

Danh mục vật tư đã chuẩn hoá

Toàn bộ vật tư của đơn vị được chuẩn hoá tên gọi, đơn vị tính và mã sản phẩm. Không còn tình trạng cùng một mặt hàng nhưng mỗi người gọi một tên khác nhau.

Đặt hàng trực tuyến

Tạo đơn mới, đặt lại đơn cũ, hoặc đặt theo danh mục thường dùng đã lưu sẵn. Thời gian cho một lần đặt hàng rút xuống còn vài phút.

Theo dõi trạng thái đơn hàng

Biết đơn của mình đang ở bước nào: đã tiếp nhận, đang tìm nguồn, đã về kho Miyano, đang giao hoặc đã giao xong.

Quản lý tồn kho và hạn dùng theo lô

Tra cứu tồn kho hiện tại, số lô và hạn dùng của từng lô. Hệ thống cảnh báo khi có lô sắp đến hạn hoặc khi tồn kho xuống dưới định mức đã thiết lập.

Quản lý nhập, xuất và kiểm nhập

Ghi nhận đầy đủ quá trình nhập hàng, kiểm nhập và xuất sử dụng, phục vụ việc truy xuất về sau.

Quản lý công nợ và chứng từ

Hoá đơn, biên bản giao nhận và công nợ được tập trung tại một nơi, dễ tra cứu và dễ đối chiếu.

Báo cáo

Mức tiêu thụ theo kỳ, theo khoa phòng, theo nhóm vật tư. Chi phí mua sắm theo tháng. Dữ liệu để bạn quyết định nên điều chỉnh định mức ở đâu.

Phân quyền người dùng

Mỗi vai trò thấy đúng phần việc của mình: người đặt hàng, người phê duyệt, kế toán, quản lý.

Bạn nhận được gì, tính bằng con số

Giảm số nhà cung cấp phải làm việc trực tiếp xuống còn một.

Giảm thời gian đặt hàng và đối chiếu chứng từ mỗi tuần của bộ phận hành chính.

Giảm tỷ lệ vật tư phải huỷ do hết hạn.

Giảm số lần thiếu hàng đột xuất nhờ cảnh báo tồn kho dưới định mức.

Một đầu mối công nợ thay cho nhiều khoản thanh toán nhỏ lẻ mỗi tháng.

Bắt đầu với SPD chỉ gồm ba bước

1

Bước 1. Khảo sát và tư vấn

Miyano làm việc với đơn vị để nắm danh mục vật tư đang sử dụng, mức tiêu thụ và cách vận hành hiện tại.
2

Bước 2. Chuẩn hoá danh mục và thiết lập hệ thống

Chúng tôi chuẩn hoá danh mục, mã hoá sản phẩm, thiết lập định mức tồn kho và tạo tài khoản cho người dùng của đơn vị.
3

Bước 3. Đào tạo và chạy chính thức

Miyano đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm và đồng hành trong những đơn hàng đầu tiên. Sau đó đơn vị vận hành bình thường, Miyano hỗ trợ liên tục qua hotline, Zalo và email.

Câu hỏi thường gặp

SPD khác gì với việc tôi mua hàng trực tiếp từ nhà cung cấp?
Khi mua trực tiếp, bạn phải tự làm toàn bộ: tìm nguồn, đặt hàng, thanh toán, nhận hàng, theo dõi hạn dùng, lưu chứng từ, và làm việc đó với từng nhà cung cấp một. Với SPD, bạn chỉ đặt hàng trên một hệ thống và làm việc với một đầu mối duy nhất là Miyano.
Chi phí sử dụng phần mềm được tính như thế nào?
Miễn phí khi lựa chọn Miyano là nhà cung cấp duy nhất.
Nếu tôi cần sản phẩm ngoài danh mục của Miyano thì sao?
Miyano nhận yêu cầu và tìm nguồn theo đúng tiêu chí của bạn. Đây chính là phần Supply trong mô hình SPD.
Dữ liệu của đơn vị chúng tôi có được bảo mật không?
Có. Dữ liệu của mỗi đơn vị được tách riêng và phân quyền theo vai trò người dùng.
Có đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm không?
Có. Miyano đào tạo trực tiếp cho nhân sự của đơn vị và hỗ trợ trong những đơn hàng đầu tiên.

Xem SPD hoạt động trên đúng danh mục vật tư của bạn

Đặt lịch một buổi demo 30 phút. Chúng tôi sẽ dùng chính danh mục vật tư mà đơn vị bạn đang sử dụng để minh hoạ cách đặt hàng, cách theo dõi hạn dùng và cách báo cáo hoạt động trên hệ thống.

    Liên hệ trực tiếp với Miyano

    Hotline
    0988 806 848
    Địa chỉ
    Liền kề 21, lô no.03, ngõ 1 Lâm Hạ, Bồ Đề, Hà Nội
    Giờ làm việc
    Thứ Hai – Thứ Sáu: 8:00 – 17:30